Schuljahreswechsel

Mit dem Schuljahreswechsel führen Sie Ihre Schule in drei klar getrennten Schritten in ein neues Schuljahr über: zuerst die Zielstruktur vorbereiten, dann für jeden Schüler Entscheidung und Zielklasse festlegen, zuletzt den Wechsel durchführen.

Wofür wird diese Funktion verwendet?

Am Ende eines Schuljahres müssen Klassenstufen und Klassen für das neue Jahr angelegt und die Schüler in ihre neue Klasse übernommen werden. Damit dabei nichts automatisch und unbemerkt passiert, legen Sie für jeden Schüler ausdrücklich fest, ob er versetzt wird, wiederholt oder die Schule verlässt — und in welche Klasse er wechselt. Erst wenn das erledigt ist, führen Sie den eigentlichen Wechsel durch.

Zwei Hilfsfunktionen sparen dabei Arbeit, ohne etwas automatisch zu entscheiden: Die Zielstruktur lässt sich aus dem aktuellen Schuljahr ableiten, und Zielklassen lassen sich für alle noch leeren Felder vorschlagen. Beide überschreiben nie etwas, das Sie bereits von Hand festgelegt haben.

Öffnen

Öffnen Sie Schuljahreswechsel im Hauptmenü (direkt unter Schuljahre), oder klicken Sie auf Schuljahre und dort oben rechts auf den Button Schuljahreswechsel.

Die Seite ist in vier Bereiche aufgeteilt, die Sie über die Reiter oben wechseln: Übersicht, Zielstruktur, Versetzungsplanung und Durchführen.

Schritt 1: Übersicht

Der Reiter Übersicht zeigt auf einen Blick, wie weit die Vorbereitung ist:

• das aktuelle Schuljahr und das Zieljahr (sofern bereits vorbereitet)
• eine Bereitschaftsprüfung mit drei Stufen:
  • Fehler (rot) — blockiert das Durchführen, muss vorher behoben werden
  • Warnung (gelb) — sollte geprüft werden, blockiert aber nicht
  • Hinweis (grau) — reine Information
• Kennzahlen zum aktuellen Schuljahr (Schüler gesamt, versetzt, wiederholt, Abgang, offen)

Schritt 2: Zielstruktur vorbereiten

Im Reiter Zielstruktur legen Sie das neue Schuljahr an bzw. bereiten dessen Klassenstufen und Klassen vor:

1. Existiert noch kein Zieljahr, geben Sie Name, Startdatum und Enddatum ein, wählen Sie bei Klassenleitung eine der drei Optionen (siehe unten) und klicken auf Zieljahr anlegen und Struktur ableiten.
2. Existiert bereits ein Zieljahr, wählen Sie zunächst die Option bei Klassenleitung und klicken dann auf Struktur aus aktuellem Jahr ableiten. Fehlende Klassenstufen und Klassen werden daraufhin automatisch angelegt.
3. Bereits vorhandene Klassenstufen und Klassen im Zieljahr — egal ob von Hand oder durch einen vorherigen Klick auf diesen Button entstanden — bleiben dabei unverändert, inklusive Klassenleitung, Raum und maximaler Schülerzahl. Sie können diesen Button daher beliebig oft klicken, ohne Duplikate zu erzeugen.

Für Klassen, die in derselben Stufe bleiben (zum Beispiel neue Erstklässler, die in eine neu angelegte 1a kommen), wird dabei auch der bisherige Stundenplan dieser Stufe als Vorlage übernommen — inklusive Fach, Zeitstunde, Fachlehrer und Raum. Bei einer Klasse, die eine Stufe höher rutscht (zum Beispiel aus der 1a wird die 2a), ergibt eine solche Übernahme keinen Sinn, da sich die Fächer und Wochenstunden zwischen den Stufen unterscheiden — hier bleibt der Stundenplan leer und muss neu angelegt werden.

Klassenleitung festlegen

Es gibt dafür keine einheitliche Regel — manche Schulen lassen die Klassenleitung über mehrere Jahre bei derselben Klasse, andere verteilen sie jedes Jahr neu. Deshalb wählen Sie bei jedem Ableiten der Zielstruktur eine der drei Optionen:

• Nicht übernehmen (Standard): Alle neu angelegten Klassen starten ohne Klassenleitung. Sie ordnen die Klassenleitung danach selbst in der Klassenverwaltung zu.
• Lehrkraft bleibt in der Klassenstufe: Beispiel: Die Klassenleitung der 2a bleibt Klassenleitung der neuen 2a. Die Kinder der alten 1a, die in die neue 2a wechseln, bekommen also eine andere Klassenleitung als bisher.
• Lehrkraft geht mit der Klasse: Beispiel: Die Klassenleitung der 1a übernimmt die neue 2a mit denselben Kindern wie bisher.

Für Klassenstufen, die neu entstehen (z. B. die neue erste Klasse) oder zu denen es keine passende alte Klasse gibt, bleibt die Klassenleitung in jedem Fall leer — ebenso, wenn die betreffende Lehrkraft nicht mehr aktiv beschäftigt ist.

Unterhalb der Auswahl zeigt eine Vorschau sofort, welche Klassenleitung jede künftige Klasse mit der gewählten Option bekommen würde, inklusive Hinweisen (z. B. wenn eine Lehrkraft dadurch mehreren Klassen zugeordnet wäre). Die Vorschau ändert noch nichts — erst der Klick auf den Button legt die Struktur tatsächlich an.

Darunter sehen Sie eine Tabelle mit allen Klassen des Zieljahres, deren Klassenleitung und der bereits geplanten Belegung. Klassen ohne Klassenleitung sind im Menüpunkt Klassen mit dem Hinweis "Keine Klassenleitung" gekennzeichnet; dort lässt sich die Liste auch auf diese Klassen filtern. Über die Menüpunkte Klassen und Klassenstufen ergänzen oder korrigieren Sie die Struktur bei Bedarf von Hand — zum Beispiel um eine Klasse umzubenennen, eine Klassenleitung nachzutragen oder eine zusätzliche Parallelklasse anzulegen.

Tipp für die Praxis

Bereiten Sie die Zielstruktur frühzeitig vor, zum Beispiel sobald die neue Klassenaufteilung feststeht. Das laufende Schuljahr bleibt davon komplett unberührt — Sie können parallel weiterarbeiten.

Schritt 3: Versetzungsplanung

Im Reiter Versetzungsplanung legen Sie für jeden Schüler fest, was mit ihm passiert.

Die Klassen des aktuellen Schuljahres werden als Liste angezeigt. Klicken Sie auf eine Klasse, um sie aufzuklappen und die einzelnen Schüler zu sehen. Pro Schüler stellen Sie zwei Dinge ein:

• Entscheidung: offen, wird versetzt, wiederholt oder Abgang
• Zielklasse: die Klasse im neuen Schuljahr, in die der Schüler wechselt — wählbar, sobald eine Entscheidung "wird versetzt" oder "wiederholt" getroffen wurde und die Zielstruktur vorbereitet ist. Die Auswahl zeigt die freien Plätze an, z. B. "6a (22/28)".

Änderungen werden sofort gespeichert, ein zusätzlicher Speichern-Button ist nicht nötig.

Ein Warnsymbol neben einem Schüler weist darauf hin, dass die gewählte Zielklasse nicht der erwarteten Stufe oder Parallelklasse entspricht, oder dass die Zielklasse dadurch überbelegt wäre. Das verhindert das Speichern nicht, sollte aber geprüft werden.

Sammelaktionen je Klasse helfen bei größeren Gruppen:

• Alle auf versetzt setzen / Alle auf wiederholt setzen — setzt die Entscheidung für alle Schüler der Klasse auf einmal.
• Markieren Sie einzelne Schüler über die Kästchen links, um Zielklasse für die Ausgewählten setzen zu nutzen.
• Vorschlag übernehmen füllt die Zielklasse nur für Schüler dieser Klasse, bei denen noch keine gesetzt ist — nach dem üblichen Muster (gleicher Buchstabe, nächste bzw. gleiche Stufe).

Oben auf der Seite füllt Zielklassen vorschlagen (leere füllen) diese Vorschläge für alle Klassen auf einmal. Bereits gesetzte Zielklassen werden dabei nie überschrieben.

Über die Filter Nur offene Entscheidungen, Nur ohne Zielklasse und Nur mit Warnungen blenden Sie die Liste auf das Wesentliche ein.

Tipp für die Praxis

Nutzen Sie zuerst die Sammelaktionen für den Regelfall (z. B. "Alle auf versetzt setzen" für eine ganze Klasse) und passen Sie anschließend nur die Ausnahmen einzeln an — Wiederholer, Abgänge oder Schüler, die in eine andere Parallelklasse wechseln.

Schritt 4: Durchführen

Im Reiter Durchführen sehen Sie eine Zusammenfassung der Bereitschaftsprüfung. Solange Sie nicht auf Schuljahreswechsel durchführen klicken, bleibt alles beim aktuellen Schuljahr — auch während der Ferien bleiben Ihre Schüler ganz normal in ihrer bisherigen Klasse. Erst der Klick auf diesen Button verschiebt die Schüler tatsächlich in ihre neue Klasse, archiviert die alten Klassen und macht das neue Schuljahr zum aktuellen Schuljahr — alles in einem Schritt, der sich nicht aufteilen lässt.

Tipp für die Praxis

Bereiten Sie Zielstruktur und Versetzungsplanung ruhig schon frühzeitig vor (siehe oben) — das ändert noch nichts am laufenden Schuljahr. Klicken Sie auf Schuljahreswechsel durchführen erst dann, wenn das neue Schuljahr für Ihre Schule tatsächlich beginnen soll.

Solange ein Fehler vorliegt (z. B. ein Schüler mit Entscheidung "wird versetzt", aber ohne Zielklasse), ist der Button Schuljahreswechsel durchführen gesperrt. Beheben Sie die Fehler in der Versetzungsplanung oder in der Zielstruktur, bis die Bereitschaftsprüfung keine Fehler mehr zeigt.

Gibt es Schüler ohne Entscheidung ("offen"), erscheint beim Klick auf Schuljahreswechsel durchführen eine Sicherheitsabfrage mit der Namensliste dieser Schüler. Diese Schüler bleiben nach dem Wechsel ohne Klasse. Bestätigen Sie nur, wenn das so beabsichtigt ist.

Nach erfolgreicher Durchführung zeigt die Seite das Ergebnis: wie viele Schüler versetzt, wiederholt oder als Abgang archiviert wurden, und ob Schüler ohne Klasse geblieben sind.

Wichtig

Ein durchgeführter Schuljahreswechsel kann nicht rückgängig gemacht werden. Prüfen Sie vorher die Bereitschaftsprüfung und die Versetzungsplanung sorgfältig.

Berechtigung

Der gesamte Bereich "Schuljahreswechsel" benötigt eine eigene Berechtigung, die in der Rollenverwaltung unter Rollen & Rechte vergeben wird. Ohne diese Berechtigung ist weder der Menüeintrag sichtbar noch eine der Funktionen auf dieser Seite nutzbar.