Vertretungsplan

Der Vertretungsplan zeigt alle Unterrichtsstunden, die aufgrund von Abwesenheiten vertreten werden müssen. Sie können Vertretungslehrkräfte zuweisen, Stunden als Ausfall markieren oder andere Maßnahmen treffen.

Wofür wird diese Funktion verwendet?

• Tagesübersicht aller betroffenen Stunden bei Lehrkraft-Abwesenheiten
• Vertretungslehrkräfte zuweisen
• Stunden als Ausfall oder eigenverantwortliches Arbeiten markieren
• Vertretungsplan für Kollegium veröffentlichen

Vertretungsplan öffnen

1. Klicken Sie auf Vertretungsplan im Hauptmenü
2. Sie sehen automatisch den Vertretungsplan für den aktuellen Tag
3. Über dem Plan finden Sie die Tagesnavigation: Heute springt zum aktuellen Tag, mit den Pfeiltasten (◄ ►) wechseln Sie einen Schultag zurück oder vor. Wochenenden werden dabei übersprungen — von Montag gelangen Sie mit dem Zurück-Pfeil direkt auf den vorigen Freitag.

Aufbau der Seite

Der Vertretungsplan zeigt einen Tag mit zwei Spalten:

Oben — Steuerungs-Balken

Unter der Überschrift Vertretungsplan liegt ein Balken mit:

• Datums-Navigation links: Heute sowie Pfeile (← / Datum / →) zum Tageswechsel (Wochenenden werden übersprungen)
• Status-Anzeige rechts: wie viele Stunden noch offen sind, wie viele als Entwurf gespeichert und wie viele bereits veröffentlicht wurden
• Button „Alle veröffentlichen" — gibt alle Entwürfe des Tages für das Kollegium frei

Linke Spalte — Abwesend heute

Liste aller Lehrkräfte mit Abwesenheit am angezeigten Tag. Pro Eintrag sehen Sie Name, Stundenbereich und Grund. Klick auf eine Lehrkraft hebt sie hervor und filtert die rechte Liste auf ihre Stunden.

Über der Liste zwei Filter:

• Nur offene Stunden — blendet bereits zugewiesene Vertretungen aus
• Nur Konflikte — zeigt nur Stunden, bei denen die zugewiesene Vertretungslehrkraft selbst Unterricht hat

Rechte Spalte — Betroffene Stunden

Liste aller vom Ausfall betroffenen Stunden des Tages. Pro Stunde:

• Stunde + Uhrzeit
• Klasse, Fach, Raum, abwesende Lehrkraft
• Status-Badge: Offen, Entwurf oder zugewiesen (mit Name der Vertretungslehrkraft)
• Vertretungstyp-Kürzel (V, A, E, MB, VL, SV) — farbig markiert

Über der Liste können Sie die Sortierung umstellen. Die Stunden werden dann zusätzlich passend gruppiert:

• Nach Stunde (Standard) — chronologisch nach Stundennummer
• Nach Klasse — alle Stunden einer Klasse zusammen
• Nach Lehrkraft — alle Stunden einer abwesenden Lehrkraft zusammen
• Nach Fach
• Nach Raum

Klick auf eine Stunde klappt das Bearbeitungs-Formular direkt darunter auf. Mehrere Stunden können gleichzeitig geöffnet sein — praktisch wenn mehrere Vertretungen nacheinander geklärt werden.

Vertretung zuweisen

Im aufgeklappten Formular einer Stunde:

1. Vertretungstyp wählen — je nach Typ ändern sich die Eingabefelder:

Kürzel	Typ	Felder im Formular
V	Vertretung	Vertretende Lehrkraft, Raum, abweichendes Fach, Notiz
A	Ausfall	Notiz
E	EVA — selbstständiges Arbeiten	(Aufsichts-)Lehrkraft, Raum, Material/Aufgabe, Notiz
MB	Mitbetreuung	Lehrkraft, aufnehmende Klasse, Raum, Notiz
VL	Verlegung	Neuer Termin, neue Stunde, Raum, Notiz
SV	Schulveranstaltung	Begleitende Lehrkräfte, Veranstaltungsname, Ort, Notiz

2. Vertretungslehrkraft wählen — das System schlägt geeignete Kollegen vor, gruppiert nach:

   • Empfohlen — frei in dieser Stunde + unterrichtet dieses Fach + kennt diese Klasse
   • Gut geeignet — frei + unterrichtet das Fach
   • Möglich — nur frei
   • Konflikt — hat selbst Unterricht oder ist abwesend (durchgestrichen; auf Nachfrage wählbar)

   Pro Vorschlag werden kleine Hinweis-Marken angezeigt, z. B. „frei", „Mathe", „7b", „2 Vert. diese Woche".

3. Optional: Sonder-Aktionen im Picker-Footer — Stunde ausfallen lassen, EVA, Aufsicht. Sie wechseln direkt den Typ.

4. Pflichtfelder (mit * markiert) müssen ausgefüllt sein, sonst ist Speichern deaktiviert.

5. Speichern klicken — die Stunde wird als Entwurf gespeichert. Über „Alle veröffentlichen" oben wird sie für das Kollegium sichtbar.

Abweichendes Fach wählen

Soll in der Vertretungsstunde ein anderes Fach unterrichtet werden, wählen Sie es im Feld Abweichendes Fach aus. Dort stehen nur die Fächer zur Auswahl, die der Klassenstufe der betroffenen Klasse zugeordnet sind. Solange Sie nichts auswählen, zeigt das Feld Original und die Stunde behält ihr ursprüngliches Fach.

Ein gewünschtes Fach fehlt in der Liste? Prüfen Sie unter Klassenstufen, ob das Fach der Stufe zugeordnet ist, und ergänzen Sie es bei Bedarf (siehe Fächer zuweisen). Eine Zuordnung nur bei der einzelnen Klasse reicht dafür nicht aus. Laden Sie den Vertretungsplan danach neu, damit das Fach in der Auswahl erscheint.

Das Feld ist gesperrt? Der Hinweis unter dem Feld nennt den Grund: Entweder sind der Klassenstufe keine Fächer zugeordnet, oder für die Stunde ist keine Klassenstufe hinterlegt. Die Stunde behält dann ihr ursprüngliches Fach. Ordnen Sie der Klassenstufe Fächer zu oder prüfen Sie unter Klassen, ob die Klasse einer Klassenstufe zugeordnet ist.

Ein bereits gespeichertes Fach gehört nicht zur Klassenstufe? Das kann vorkommen, wenn die Zuordnung später geändert oder das Fach nicht mehr aktiv ist. Das Fach bleibt trotzdem erhalten: Es steht oben in der Liste mit dem Zusatz (bisher gespeichert), und ein Hinweis unter dem Feld weist darauf hin. Beim Speichern bleibt es eingetragen, solange Sie kein anderes Fach wählen. Wählen Sie ein anderes Fach, können Sie es bis zum Speichern noch einmal zurückholen.

Auf weitere Stunden übertragen

Erstreckt sich eine Abwesenheit über mehrere Tage oder Stunden, fragt das System nach dem Speichern, ob Sie dieselbe Vertretung auch auf die übrigen betroffenen Stunden anwenden möchten. Es erscheint das Fenster „Weitere Stunden in der Abwesenheitsperiode" mit einer Liste der weiteren Termine:

• Für alle übernehmen — überträgt Vertretungstyp, Vertretungslehrkraft, Raum und alle weiteren Angaben auf alle aufgelisteten Stunden.
• Nur diese Stunde — speichert ausschließlich die gerade bearbeitete Stunde.

Zeit sparen bei mehrtägigen Abwesenheiten

Wenn dieselbe Lehrkraft an mehreren Tagen dieselbe Klasse vertritt, sparen Sie sich mit „Für alle übernehmen" die wiederholte Eingabe. Der Termin und die Stundennummer einer Verlegung werden dabei bewusst nicht mitkopiert — diese müssen Sie je Stunde einzeln festlegen.

Nach dem Bearbeiten erneut veröffentlichen

Sobald Sie eine bereits veröffentlichte Vertretung erneut bearbeiten und speichern, wird sie wieder zum Entwurf und ist für das Kollegium vorübergehend nicht mehr sichtbar. Klicken Sie danach erneut auf „Alle veröffentlichen", damit die Änderung sichtbar wird.

Tastatur-Bedienung im Picker

Tippen Sie einfach den Namen, um zu filtern. Mit den Pfeiltasten ↑↓ navigieren Sie, mit Enter wählen Sie aus, mit Esc schließen Sie das Auswahlfenster.

Sprung aus der Abwesenheits-Liste

In der Liste Abwesenheiten öffnet die Aktion „Im Vertretungsplan anzeigen" direkt den Vertretungsplan mit der Lehrkraft vorausgewählt und der ersten Stunde aufgeklappt.

Ausfall in unteren Klassenstufen

Wenn Sie eine Stunde der Klassenstufen 1–6 auf Ausfall setzen, erscheint ein Warnhinweis. Bitte berücksichtigen Sie die Aufsichtspflicht.

Werte bleiben bei Typwechsel erhalten

Wenn Sie den Vertretungstyp wechseln (z. B. von Vertretung auf EVA), bleiben Ihre Eingaben in den anderen Feldern erhalten — falls Sie zurückwechseln, sind sie wieder da.

Verlegung (VL)

Bei einer Verlegung tragen Sie als Neuer Termin und Neue Stunde den Ersatztermin ein. Im Stundenplan des Zieltermins erscheint dann automatisch eine Markierung „Verlegt aus Originaltermin", damit alle Beteiligten den Zusammenhang sehen.

Vertretungen mit geändertem Lehrer

Wenn Sie im Stundenplan nachträglich die Lehrkraft einer Stunde austauschen, für die bereits eine Vertretung angelegt wurde, gehört diese Vertretung nicht mehr zur ursprünglich abwesenden Lehrkraft.

Solche Vertretungen werden im Vertretungsplan in einem eigenen, gelb hervorgehobenen Bereich „Vertretungen mit geändertem Lehrer" unterhalb der normalen Liste angezeigt. Bitte prüfen Sie diese Einträge und passen Sie sie bei Bedarf an oder löschen Sie sie.

Lehrkraft im Stundenplan ändern

Ändern Sie im Stundenplan die Lehrkraft einer Stunde, für die schon Vertretungen bestehen, erscheint der Hinweis „Bestehende Vertretungen betroffen". Sie haben drei Möglichkeiten:

• Vertretungen löschen — die betroffenen Vertretungen werden entfernt.
• Im System belassen — die Vertretungen bleiben erhalten und tauchen anschließend im Bereich „Vertretungen mit geändertem Lehrer" auf.
• Abbrechen — der Lehrkraft-Wechsel wird nicht gespeichert.

Wichtig

Prüfen Sie nach einem Lehrkraft-Wechsel im Stundenplan immer den Vertretungsplan der betroffenen Tage, damit keine Vertretung übersehen wird.

Alle Vertretungen veröffentlichen

Wenn alle Vertretungen für einen Tag zugewiesen sind:

1. Klicken Sie auf den Button Alle veröffentlichen oben rechts
2. Die Vertretungen werden für das Kollegium sichtbar

Oben rechts sehen Sie den aktuellen Status: z. B. „5 offen, 5 Entwürfe" — dies zeigt, wie viele Stunden noch zugewiesen oder veröffentlicht werden müssen.

Abwesenheiten

Abwesenheiten von Lehrkräften erfassen, bearbeiten und stornieren Sie auf der eigenen Seite Abwesenheiten, erreichbar über Abwesenheiten im Hauptmenü. Jede erfasste Abwesenheit erscheint automatisch mit allen betroffenen Stunden im Vertretungsplan.

Vertretungstypen

Die Kürzel V, A, E, MB, VL und SV stehen für die verfügbaren Vertretungstypen (Vertretung, Ausfall, Selbstständig, Mitbetreuung, Verlegung, Schulveranstaltung). Wie Sie diese Typen anpassen oder eigene hinzufügen, erfahren Sie auf der Seite Vertretungstypen.

Häufige Fragen

Wie sehe ich, welche Lehrkräfte frei sind?

Im Panel „Vertretung zuweisen" wird bei jeder Lehrkraft angezeigt, ob sie in der betreffenden Stunde frei ist oder bereits Unterricht hat. Freie Lehrkräfte werden bevorzugt angezeigt.

Kann ich eine Vertretung nachträglich ändern?

Ja, klicken Sie erneut auf das Bearbeiten-Symbol bei der betroffenen Stunde und passen Sie die Zuweisung an.