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Elternbriefe verfassen und auswerten

Mit Elternbriefen erreichen Sie Eltern direkt im Eltern-Portal: eine Klasse, eine Klassenstufe oder die ganze Schule, auf Wunsch mit Anhang, Lesebestätigung und Rückmeldung.

Wofür wird diese Funktion verwendet?​

Statt Zetteln und Einzelmails schreiben Sie einen Brief an einer Stelle. Sie sehen danach, wer ihn gelesen und geantwortet hat, und welche Eltern Sie noch auf Papier erreichen müssen.

Welche Rechte brauche ich?​

  • Klassenleitungen schreiben an ihre eigene Klasse. Dafür braucht die Rolle die Rechte für Elternbriefe.
  • Klassenstufen, die ganze Schule und andere Klassen erfordern zusätzlich das Sonderrecht Elternbriefe an Jahrgänge, die ganze Schule und fremde Klassen richten.
  • Veröffentlichen ist ein eigenes Recht. Wer nur Entwürfe schreiben darf, kann einen Brief vorbereiten, den eine berechtigte Person freigibt.

Die Rechte vergeben Sie unter Rollen und Rechte.

Die Übersicht nutzen​

Unter Elternbriefe sehen Sie alle Briefe mit Titel, Zielgruppe, Status und Versanddatum. Unter dem Titel stehen Verfasser und Erstellungsdatum.

  • Suchen und filtern: Geben Sie einen Teil des Titels in das Suchfeld ein. Über die Auswahl Alle Status zeigen Sie zum Beispiel nur Entwürfe oder nur veröffentlichte Briefe.
  • Rücklauf: Die Spalte zeigt, wie viele der erreichten Eltern den Brief gelesen haben. Bei Briefen mit Rückmeldung sehen Sie zusätzlich die Antworten. So erkennen Sie, welcher Brief noch Aufmerksamkeit braucht, ohne ihn zu öffnen.

Den Rücklauf sehen Sie nur bei veröffentlichten und archivierten Briefen, für deren Zielgruppe Sie zuständig sind. Bei allen anderen Briefen steht dort ein Strich.

Einen Elternbrief schreiben​

  1. Öffnen Sie im Menü Elternbriefe.
  2. Klicken Sie auf Elternbrief hinzufügen.
  3. Füllen Sie das Formular aus:
    • Titel: Worum es geht
    • Text: Ihr Brief. Wörter heben Sie mit zwei Sternchen hervor, zum Beispiel **wichtig**.
    • Zielgruppe: Ganze Schule, Klassenstufe oder Klasse
    • Lesebestätigung anfordern: Eltern bestätigen, dass sie den Brief gelesen haben
    • Rückmeldung: Keine Rückmeldung, Ja/Nein oder Einwilligung
    • Rückmeldefrist: Bis wann Sie eine Antwort brauchen
  4. Klicken Sie auf Empfänger prüfen. Sie sehen, wie viele Eltern Sie erreichen und wie viele keinen Portal-Zugang haben.
  5. Klicken Sie auf Entwurf speichern.

Auf der Seite des Entwurfs fügen Sie über Anhang hinzufügen PDF-Dateien und Bilder bis 4 MB hinzu.

Einen Elternbrief schreiben

Veröffentlichen​

  1. Öffnen Sie den Entwurf.
  2. Klicken Sie auf Veröffentlichen und bestätigen Sie mit Jetzt veröffentlichen.

Mit diesem Klick steht fest, wer den Brief bekommt. Wechselt ein Kind später die Klasse, ändert das nichts mehr daran.

Wichtig

Nach dem Veröffentlichen lässt sich ein Brief nicht mehr ändern oder löschen. Prüfen Sie Text und Empfänger vorher sorgfältig.

Später veröffentlichen​

Tragen Sie im Formular unter Automatisch veröffentlichen am ein Datum ein. Der Brief erscheint dann am Morgen dieses Tages. Eine genaue Uhrzeit lässt sich nicht wählen.

Bis dahin können Sie den Brief weiter bearbeiten. Gibt es am gewählten Tag keine Empfänger, bleibt er in der Liste als Terminiert stehen und wird nicht versendet.

Einen Fehler korrigieren​

  1. Öffnen Sie den veröffentlichten Brief.
  2. Klicken Sie auf Nachtrag anlegen. Es entsteht ein neuer Entwurf mit dem bisherigen Text.
  3. Korrigieren Sie den Text und veröffentlichen Sie den Nachtrag.

Der Nachtrag geht an dieselben Empfänger wie der ursprüngliche Brief. Beide Briefe verweisen aufeinander.

Auswertung ansehen​

Unter einem veröffentlichten Brief sehen Sie die Auswertung: erreicht, nicht erreicht, gelesen, bestätigt und die Antworten. Gezählt wird je Kind und erziehungsberechtigter Person. Gelesen, Bestätigt und Antworten beziehen sich auf die erreichten Eltern, denn nur sie können den Brief im Portal sehen.

Die Liste Nicht erreicht ist nach Klassen geordnet. Mit einem Klick auf die Überschrift klappen Sie sie ein oder aus. Lange Listen sind zu Beginn eingeklappt.

  • CSV lädt die Auswertung als Tabelle herunter.
  • Druckliste öffnet die Liste der nicht erreichten Eltern mit dem Brief zum Ausdrucken.

Die Namen in der Auswertung sehen nur Personen, die für die Zielgruppe zuständig sind.

Tipp für die Praxis

Eltern mit Portal-Zugang, die nach 7 Tagen noch nicht reagiert haben, erhalten einmal automatisch eine Erinnerung. Sie müssen dafür nichts tun.

Häufige Fragen​

Wann erhalten Eltern eine E-Mail?​

Nur wenn sie das in ihrem Profil eingeschaltet haben. Die E-Mail wird am späten Nachmittag versendet und nennt nur den Anlass, nie den Inhalt des Briefs. Im Portal ist der Brief sofort sichtbar.

Was bedeutet Archivieren?​

Der Brief gilt als abgeschlossen. Eltern können ihn weiter lesen, aber nicht mehr bestätigen oder antworten.

Wie lange bleiben Briefe gespeichert?​

Bis drei Jahre nach Ende des Schuljahres. Danach erscheint in der Liste Frist abgelaufen. Gelöscht wird nichts automatisch: Personen mit dem Recht zum Löschen entfernen den Brief mit Endgültig löschen, zusammen mit allen Rückmeldungen und Einwilligungen.

Eltern haben erst nach dem Versand einen Zugang erhalten. Sehen sie den Brief?​

Nein. Sie stehen weiter in der Liste der nicht erreichten Eltern. Geben Sie ihnen den Brief über die Druckliste.