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Abwesenheiten

Hier erfassen Sie Abwesenheiten von Lehrkräften — zum Beispiel Krankheit, Fortbildung oder Urlaub. Jede erfasste Abwesenheit erscheint automatisch mit allen betroffenen Stunden im Vertretungsplan.

Wofür wird diese Funktion verwendet?​

  • Abwesenheiten von Lehrkräften erfassen, bearbeiten und stornieren
  • Überblick über alle Abwesenheiten als Liste oder als Zeitleiste
  • Direkter Sprung zu den betroffenen Stunden im Vertretungsplan

Abwesenheiten öffnen​

Klicken Sie im Hauptmenü auf Abwesenheiten.

Oben stehen Ihnen zwei Ansichten zur Verfügung:

  • Liste — tabellarische Übersicht aller Abwesenheiten, durchsuchbar und mit ein-/ausblendbaren Spalten
  • Zeitleiste — grafische Übersicht pro Lehrkraft über eine Woche oder einen Monat; der aktuelle Tag ist durch eine grüne Linie markiert

In der Zeitleiste wechseln Sie mit Heute sowie den Pfeiltasten zwischen den Zeiträumen.

Abwesenheit erfassen​

  1. Klicken Sie auf Abwesenheit erfassen
  2. Füllen Sie die Felder aus:
    • Lehrkraft — wählen Sie die betroffene Person
    • Zeitraum — Von-Bis-Datum
    • Ganztägig oder einzelne Stunden (Von Stunde / Bis Stunde)
    • Grund — z. B. Krankheit, Fortbildung, Urlaub
    • Notizen — optional
  3. Klicken Sie auf Erfassen

Die betroffenen Stunden erscheinen automatisch im Vertretungsplan.

Abwesenheit bearbeiten​

Sie können bestehende Abwesenheiten nachträglich anpassen — z. B. wenn sich der Zeitraum verlängert oder die betroffenen Stunden sich ändern.

  1. Klicken Sie in der Liste direkt auf den Zeitraum der Abwesenheit — oder öffnen Sie das Aktionen-Menü (drei Punkte) am Zeilenende und wählen Bearbeiten
  2. Passen Sie die Felder an:
    • Lehrkraft — kann auf eine andere Person geändert werden
    • Zeitraum — Start- und End-Datum anpassen
    • Ganztägig oder Stundenbereich — z. B. nur noch 1.–3. Stunde
    • Grund und Notizen
  3. Klicken Sie auf Speichern

Abwesenheit bearbeiten

Tipp

Bereits zugewiesene Vertretungslehrkräfte bleiben erhalten, sofern die jeweilige Stunde weiterhin Teil der Abwesenheit ist. Stunden, die nicht mehr betroffen sind, werden aus dem Vertretungsplan entfernt; neu betroffene Stunden erscheinen automatisch.

Wichtig

Wenn Sie den Zeitraum oder die Stunden so verkürzen, dass bereits zugewiesene Vertretungen entfallen, werden diese Vertretungs-Entwürfe storniert. Prüfen Sie nach dem Speichern den Vertretungsplan, ob alle verbleibenden Stunden korrekt vertreten sind.

Abwesenheit stornieren​

  1. Öffnen Sie das Aktionen-Menü (drei Punkte) am Zeilenende der Abwesenheit
  2. Wählen Sie Stornieren und bestätigen Sie

Alle zugehörigen Vertretungs-Entwürfe werden ebenfalls storniert.

Im Vertretungsplan anzeigen​

Über das Aktionen-Menü einer Abwesenheit gelangen Sie mit „Im Vertretungsplan anzeigen" direkt zum betroffenen Tag — die Lehrkraft ist dort bereits vorausgewählt.

Häufige Fragen​

Kann ich eine Abwesenheit nachträglich ändern?​

Ja. Klicken Sie im Aktionen-Menü der Zeile auf Bearbeiten und passen Sie Zeitraum, Stunden, Grund oder Lehrkraft an. Bereits zugewiesene Vertretungen für weiterhin betroffene Stunden bleiben erhalten.

Was passiert, wenn eine Abwesenheit über mehrere Tage geht?​

Die betroffenen Stunden werden automatisch für jeden Tag im Vertretungsplan angezeigt. Sie müssen die Vertretungen für jeden Tag einzeln zuweisen.